Surat resmi terasa kaku ketika bentuknya lebih menonjol daripada maksudnya. Padahal, susunan yang dipilih dapat membantu pembaca menangkap konteks, pokok pesan, dan tindak lanjut yang diperlukan. Kuncinya bukan membuat setiap kalimat terdengar rumit, melainkan memberi tiap bagian pekerjaan yang jelas.

RESMI89: memahami surat dari fungsinya

Bahasa resmi digunakan dalam komunikasi formal, termasuk perundang-undangan dan surat-menyurat dinas, serta berkaitan dengan pelaksanaan fungsi suatu jabatan [1]. Pengertian ini membantu membedakan dua hal: pilihan bahasa untuk konteks resmi dan cara menyusun isi dokumen. Surat dapat terasa formal tanpa membuat susunannya sulit diikuti.

Susunan surat sebagai peta pesan

Berikut kerangka praktis untuk mengatur pesan, bukan urutan wajib bagi setiap surat. Bagian yang dipakai dapat disesuaikan dengan tujuan dokumen dan format yang diminta penerima.

• Identitas dan konteks. Cantumkan informasi yang membantu pembaca mengenali pengirim, penerima, waktu, atau pokok surat. Perihal dapat membantu merangkum topik; pilih rincian yang memang berguna untuk memahami dokumen.

• Pembuka. Sampaikan alasan surat dibuat dan konteks yang perlu diketahui lebih dahulu. Pembuka yang ringkas membuat pokok surat tidak tertutup oleh pengantar panjang.

• Isi utama. Letakkan pesan terpenting di depan, lalu tambahkan penjelasan yang mendukungnya. Jika surat memuat permohonan atau instruksi, nyatakan tindakan yang diminta dengan jelas; pisahkan beberapa hal jika masing-masing membutuhkan respons berbeda.

• Penutup. Tegaskan tindak lanjut yang diharapkan bila memang ada. Cantumkan batas waktu hanya jika waktu tersebut benar-benar diperlukan, lalu akhiri dengan ungkapan yang sopan.

• Identitas penanda tangan. Nama dan jabatan, jika relevan, membantu memperjelas siapa yang menyampaikan pesan dan dalam kapasitas apa.

Kerangka ini juga membantu saat menyunting. Jika suatu bagian tidak memberi konteks, menjelaskan pesan, atau menunjukkan tindak lanjut, pertimbangkan untuk meringkasnya. Bila penerima menyediakan format tertentu, sesuaikan susunan dengan format tersebut.

Formal tidak harus berbelit

Pilihan kata yang langsung biasanya lebih mudah dipahami daripada kalimat panjang yang menyamarkan maksud. Kata kerja seperti "mengajukan", "meminta", atau "mengonfirmasi" dapat memperjelas tujuan. Gunakan istilah yang sama untuk hal yang sama, dan hindari ungkapan percakapan yang tidak sesuai dengan konteks surat.

Sebagai contoh redaksional, "Mohon konfirmasi atas jadwal tersebut" langsung menyatakan permintaan. Kalimat seperti ini tetap dapat disertai alasan atau keterangan yang diperlukan, tetapi pembaca tidak harus menebak inti pesannya dari pengantar yang panjang.

Surat resmi terasa lebih terarah ketika konteks, pesan utama, dan tindak lanjut saling mendukung. Formalitasnya hadir melalui pilihan kata yang sesuai dan susunan yang membantu maksud surat terbaca dengan jelas.

Sumber

• [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-04).